Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, wprowadzane zmiany, zawieszenie i likwidacja działalności gospodarczej jest bezpłatne.
Podstawowy wniosek EDG 1 składa się z dwóch stron oraz załączników: EDG RB, EDG MW, EDG RD i EDG POPR. Powinien być on wypełniony wyraźnie, literami drukowanymi i bez skreśleń, bowiem wniosku z poprawkami nie przyjmą naczelnicy urzędów skarbowych i jednostki terenowe ZUS. W przypadku pomyłki nie ma jednak bezwzględnego wymogu wypełniania go od nowa. Jeżeli wnioskodawca się pomylił, powinien jednak wypełnić dodatkowy dokument EDG-POPR, w którym wskaże rodzaj pomyłki, numer rubryki wraz z polem oraz nową, poprawną treść tego pola.
W każdym wniosku powinna być wypełniona część EDG-1 (obie strony), zgodnie z opisem zawartym w instrukcji oraz część EDG-RB, jeżeli przedsiębiorca posiada rachunek bankowy. W przypadku przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w wielu miejscach konieczne może być złożenie części EDG-MW. Z kolei w przypadku przedsiębiorców deklarujących wykonywanie więcej niż 10 rodzajów działalności konieczne jest złożenie części EDG-RD.
Po przyjęciu wniosku i dokonaniu wpisu przedsiębiorca odbiera w Urzędzie Miejskim zaświadczenie o wpisie, zmianie bądź likwidacji działalności, a w przypadku zawieszenia działalności potwierdzoną z oryginałem kopię złożonego wniosku.
Po dokonaniu wpisu i wystawieniu z urzędu zaświadczenia o wpisie, kserokopię wniosku wraz z zaświadczeniem o wpisie organ pracownik Urzędu Miejskiego przesyła do naczelnika urzędu skarbowego, urzędu statystycznego, jednostki terenowej ZUS albo Centrali KRUS.
Niezależnie od wypełnienia wniosku EDG - 1 przedsiębiorca dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego, składając formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA w siedzibie ZUS. W sytuacji zmiany danych występujących na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA należy dokonać zmiany zgłoszenia do ubezpieczeń.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie dokona wyrejestrowania płatnika składek w sytuacji, gdy płatnik nadal zatrudnia osoby w zakresie dopuszczalnym przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, za które ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych (np. zleceniobiorców).
Zakład powiadomi płatnika składek (ewentualnie osoby współpracujące) odrębnym pismem o wszystkich sporządzonych przez ZUS dokumentach ubezpieczeniowych - w związku z zawieszeniem przez niego wykonywania działalności gospodarczej. W przypadku, gdy do ZUS'u wpłynie z organu ewidencyjnego informacja o zawieszeniu wykonywania działalności przez przedsiębiorcę, a urząd stwierdzi, iż dany płatnik nie wyrejestrował z ubezpieczeń osób będących pracownikami w rozumieniu Kodeksu Pracy, wówczas zakład powiadomi organ ewidencyjny oraz płatnika składek o wszczęciu postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia czy faktycznie nastąpiło jej zawieszenie.
Jeżeli w okresie zawieszenia działalności wystąpiły zmiany skutkujące zmianą zasad podlegania ubezpieczeniom lub kodu tytułu ubezpieczenia do złożenia dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń zobowiązany jest płatnik składek.
Po wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej płatnik składek zobowiązany jest do przedstawienia:
-deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA lub imiennych raportów miesięcznych za siebie lub osoby współpracujące za miesiąc, w trakcie którego nastąpi wznowienie prowadzenia działalności i powstanie obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz za kolejny miesiąc, za który zostanie zadeklarowana na ubezpieczenia społeczne kwota w wysokości nie niższej niż najniższa podstawa wymiaru składek
-deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA lub imiennych raportów miesięcznych za siebie lub osoby współpracujące za dany miesiąc, jeżeli od pierwszego dnia tego miesiąca nastąpi wznowienie prowadzenia działalności i powstanie obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, a na ubezpieczenia społeczne zostanie zadeklarowana kwota w wysokości nie niższej niż najniższa podstawa wymiaru składek.
Na podstawie złożonych dokumentów rozliczeniowych, w których zostaną prawidłowo rozliczone należne składki od zadeklarowanych na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne kwot za pełny miesiąc, zakład będzie mógł sporządzać dokumenty rozliczeniowe za kolejne miesiące.
W przypadku gdy płatnik składek korzystał ze zwolnienia z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za siebie lub osoby współpracujące - zobowiązany jest do złożenia tych dokumentów za dany miesiąc, jeżeli obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego ustał w trakcie miesiąca.
Zgodnie z zasadą „jednego okienka” przedsiębiorca, będący osobą fizyczną, składa w urzędzie miejskim wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej EDG-1, który jest następnie przekazywany przez urząd miejski urzędowi statystycznemu i na tej podstawie uzyskuje numer identyfikacyjny REGON. Cały proces dokonywania wpisu, bądź zmiany wpisu dla przedsiębiorców w rejestrze REGON zakłada brak konieczności bezpośredniego kontaktu przedsiębiorcy z urzędami statystycznymi. Po dokonaniu wpisu przedsiębiorcy do rejestru REGON urząd statystyczny przesyła zaświadczenie o nadanym mu numerze identyfikacyjnym.
Dodatkowo nowelizacja z dnia 19 grudnia 2008 r. zniosła wymóg posługiwania się przez podmioty podlegające obowiązkowi wpisu do rejestru REGON w kontaktach urzędowych i związanych z obrotem gospodarczym zaświadczeniem o numerze identyfikacyjnym REGON oraz podawanie tego numeru w pieczęciach firmowych oraz drukach urzędowych (uchylenie ust. 3 w art. 43).
Do 31 marca 2009 r. obowiązywał przepis art. 43 ust. 3 ustawy o statystyce publicznej, zgodnie z którym podmioty podlegające wpisowi do rejestru REGON w kontaktach urzędowych i związanych z obrotem gospodarczym były obowiązane do posługiwania się zaświadczeniem REGON i podawania tego numeru w pieczęciach firmowych i drukach urzędowych. Z dniem 31 marca 2009 r. przepis ten został uchylony.
W polskim systemie prawnym nie ma przepisu nakładającego obowiązek posiadania konta bankowego przez przedsiębiorcę. Jest ono wyjątkowo wymagane do przeprowadzania określonych typów transakcji czy płatności. Nie ma także przepisu nakładającego na osobę zakładającą tzw. firmowy rachunek bankowy obowiązek przedkładania w banku zaświadczenia o wpisie w Edg, Regonu czy NIPu. Jeżeli banki zgłaszają takie żądania, wynika to z ich regulaminów wewnętrznych, nie zaś z przepisów powszechnie obowiązujących.
